4个高手私藏方法，省下你50%的PPT制作时间

编者按：本文从构思、快捷工具、快捷键、个人素材库4个方面入手，教你高效率做出合格的PPT ，光快捷工具就推荐了超过10个，全是神兵利器，以后绝对用得上。

办公室PPT数量多，好在质量要求不高，只要页面整洁，内容简单易看即可。

对于小木这种一个月要做十几二十个PPT的人来说，要在规定时间内完成PPT，效率是最关键的。

下面四招，就是小木的经验总结：先构思后动手；善用快捷工具；善用快捷键；建立个人素材库。

一、先构思，后动手

上学时老师有教过你怎么写作文吧？先列提纲，再提笔写作。

做PPT也是一样的道理，把思路缕清了，PPT才能做得又快又好。

1. 画思维导图

将PPT的框架画出来：

2. 整理内容搜集素材

将素材与详细内容放到PPT里：

 

3. 动手制作PPT

简单排版素材与内容，美化页面即可。

关于思维导图App，iOS 用户可以去搜一下“MindNode”或“Mindly”，安卓用户可以去搜一下“Mindjet Maps”或“Mindly”。

以上三款APP都是整理思维的利器。

二、善用快捷工具

问：如何提高做PPT 效率，做一个快速的男人？

答：用快捷工具！

1. 设置默认文本框、形状、线条

做PPT，总会需要插入大量格式相同的文本框或者形状、线条。

以设置文本框为例：

先设置好我们需要的文本框的格式，接着右击文本框-【设置为默认文本框】，这样以后你插入的每个文本框就都是我们现在设置好的样式了。

同理，形状与线条也可以设置默认样式。

2. 批量添加元素

当老板要求你给一个数百页的PPT的每一页都加上公司的Logo… 我只能说，还好你现在看到了这篇教程。

就以添加Logo为例：

点击【视图】-【幻灯片母版】-在第一页加入logo-【关闭母版视图】

你会发现所有的页面都加上了Logo！

其他元素可不可以加？当然可以！

在母版中，无论是形状、图片、文字还是线条，什么都可以批量添加！

3. 对齐工具

排版第一要义，对齐！只要你的元素对齐了，你做的PPT可以超过90%的人！

Office 2010或以上版本的PPT会默认开启智能对齐功能，当两个元素处于对齐状态时，元素边缘会出现智能参考线：

如果你的PPT中没有这个功能，可以右击空白背景-【网格和参考线】-在【形状对齐时显示智能向导】前的方框中打勾，开启功能。

当页面中有多个元素需要对齐时，先选中需要对齐的元素-【开始】-【排列】-【对齐】-选择对齐方式。

4. 格式刷与动画刷

格式刷：可以将某个元素的格式一键复制到另一个元素上。

先选中已经设置好格式的元素-点击【开始】-单击/双击【格式刷】-点击未设置格式的元素-按【Esc】键恢复鼠标

动画刷：可以将某个元素的动画一键复制到另一个元素上。用法与格式刷相同。

5. 一键替换PPT中所有字体

假如你PPT中使用的字体为宋体，而老板要你改成黑体的话，千万不要傻傻的一页一页去改。

点击【开始】-【替换】-【替换字体】-选择需要被替换的宋体-选择需要替换的黑体-【确定】

整个PPT的宋体都会被替换成黑体：

6. 一键隐藏动画效果

如果你的PPT中有非常多复杂的动画，而你又不需要这些动画。

点击【幻灯片放映】-【设置幻灯片放映】-在【放映时不加动画】前的方框打勾：

7. 一键统一背景

某个实习生做了十页PPT，每一页都用了不同的抹布背景。

老板把PPT丢给你改，作为职场老手，我们有必要教教他什么叫做统一才是美！

右击背景-【设置背景格式】-设置好背景-【全部应用】

所有页面的背景都会变成刚刚设置好的背景！

8. 一键统一切换效果

买回来的PPT模板里面，每一页的切换效果都不同，看得眼花缭乱。

点击【切换】-选择某个简单的切换效果-【全部应用】

所有页面的切换效果都会变成刚刚设置好的切换效果！

我想要去除所有切换效果怎么办？将切换效果选择“无”，再点击【全部应用】。

9. 快速制作图表

利用SmartArt工具可轻松做出各种关系图表，比如：

将文本转换为图表：

快速为图片排版：

10. 快速访问工具栏

将常用菜单与工具放置于快速访问工具栏里，比如将对齐工具放进去：

点击【开始】-【排列】-【对齐】-右击【左对齐】/【右对齐】/…-【添加到快速访问工具栏】

你会发现页面顶部多了一栏工具栏，右击该工具栏-选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】，可以将工具栏移动至功能区下方，更便于点击。

11. 选择窗格

如果你做过PPT动画，相信你肯定遇到过以下令人懵逼的情况…

以上这一页来源于大神@钟源 的动画看似简单，实际上这个页面包含了一百来个元素！

你试试在这种情况下把图片替换一下？

“Excuse me？！图片在哪里？！”

@钟源大神早就给出了教程：

按【Alt+F10】调出【选择窗格】菜单，将所有元素【全部隐藏】，然后找到图片，把图片右边的“眼睛”打开，右击图片-【更改图片】。

如果PPT页面中的元素特别多，我们可以利用【选择窗格】工具先将不用修改的元素隐藏，以免扰乱视线。

三、善用快捷键

以下是打死都要记住的快捷键：

【Ctrl+C】复制；

【Ctrl+V】粘贴；

【Ctrl+S】保存；

【Ctrl+Z】撤销操作；

【Ctrl+A】全选；

【Ctrl+G】组合；

【Ctrl+Shift+G】取消组合；

【←】【→】【↑】【↓】微调元素位置；

【Ctrl+滚轮向上/向下滑】放大/缩小页面；

按住【Shift】，插入规则形状；

按住【shift】平移元素；

按住【Ctrl+Shift】平移并复制元素；

按住【Ctrl+Shift】，以鼠标点击处为中心插入规则形状；

按住【Shift】，拉动角落节点，等比例放大/缩小形状；

按住【Ctrl】，拉动任意节点，中心对称放大/缩小形状；

按住【Ctrl+Shift】，拉动角落节点，中心对称等比例放大/缩小形状；

以下是爱记不记的快捷键：

【Ctrl+】放大字号；

【Ctrl+L】文本左对齐；

【Ctrl+R】文本右对齐；

【Ctrl+M】新建幻灯片；

【Ctrl+F10】选择窗格；

【Ctrl+Shift+V】选择性粘贴；

四、建立个人素材库

• 当你需要写一份10000字的检讨，想起以前自己写过，电脑里还有存档…
• 当你正苦恼要送女朋友什么礼物时，想起前任送给你的水晶杯还在你柜子里…
• 当你需要为老板做PPT时，想起以前自己买过一个相同主题的模板…

于是你的工作就只剩下了复制…粘贴…随手搜集素材，关键时刻能救命…

1. 搜集素材前必看

作为一个做P小能手，小木的素材库里累积了近10000个矢量图标，数百张高清图片，近百套关系图表，数十套数据图表。

素材不是积累的越多越好。因为如果你没有时间去整理，素材累积得越多，找起来就越困难，做P的效率就越低。

没有经过整理的素材，都是硬盘垃圾。

因此，我建议大家在积累素材的时候，一定要分类存放。

2. 图标素材下载

这里给大家推荐几个矢量图标下载网站：

阿里巴巴矢量图标库：https://www.uisdc.com/alimama-iconfont-website

在这个网站下载PNG格式的图标之前，可以选择图标颜色。要知道PNG格式的图标在PPT中是无法像形状一样能随意更改颜色的。

如果你想要在PPT中随意更改图标的颜色，或者编辑图标，你需要下载AI或SVG格式的图标。

下载完成后，你需要用一款软件“AI”来打开刚刚下载的图标文件。

用AI打开文件，选中图标，按【Ctrl+C】复制图标，在PPT中按【Ctrl+V】粘贴；

接着在PPT中按【Ctrl+Shift+G】取消组合两次；

原本是图片的图标就变成了可编辑的形状了！

动图示范：

以下的两个图标网站，可作为前一个网站的图标数量补充：

Easyicon

图标下载（含PNG/ICO/ICNS格式）

iconFinder

最后给大家推荐一个有趣的火柴人图标网站：

Human pictogram2

你以为小木的人物素材都是从哪来的？

3. 图片

Pixabay

一个能搜索位图、矢量图、视频的网站！还能根据尺寸、图片方向、色系、类别搜图的超强大的网站！

Unsplash

一个图片质量与浏览体验非常好的图片网站！

Stock up

一个收集了来自27个免版权图库的神奇网站！

Pexels

一个图片质量高，也能根据色系搜索图片的网站！

Life of Pix

Publicdomainarchive

4. 配色参考网站

强调一遍：不！要！自！己！配！色！

自己配色容易出错，也非常费时。以下是一些专业的配色参考网站：

配色工具

这是一个专业提供设计素材的网站，其提供的配色功能十分强大，根据主题配色，根据特定颜色配色，溜到不行。

花瓣配色参考

一个被称为“灵感伟哥”的设计网站，汇集了国内外海量的设计作品，在网站上搜“配色”，你懂的。

以上就是成为一个快速的男人的秘籍！

欢迎关注作者的微信公众号：「跟我学个P」

「可能是最全面的PPT 设计指南」

1. 方法丨《PPT内功心法！从零开始教你制作有设计感的PPT》
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